On ne change pas une entreprise avec Excel et PowerPoint 1/2 - Référentiel partagé et critères de succès

Lors de notre participation au AI World Summit North America il y a quelques semaines, les gens se précipitaient vers notre stand pour nous féliciter pour nos présentations Excel, PowerPoint et nos titres accrocheurs. Beaucoup de personnes peuvent se reconnaître dans la fameuse présentation de 200 diapositives expliquant tout ce que vous devez savoir sur les cadres, les processus et la soi-disant culture de travail de leur organisation.

La vérité est que personne n'a jamais lu ce document sérieusement. Personne n'était impliqué, donc personne ne s'en souciait. Le document prend la poussière dans Sharepoint et Google Drive. La personne qui l'a rédigé est peut-être partie, et personne ne se souvient même où le trouver. Pensez à la présentation typique, un fouillis de 1 000 puces et de diapositives surchargées. C'est une recette pour l'oubli, garantissant que rien ne reste en mémoire. Et n'oublions pas le manque d'implication des personnes et des équipes censées changer leurs méthodes de travail. Est-il étonnant que ce contenu non contextualisé soit accueilli avec résistance ?

Entrez dans le cimetière des transformations Agile, des adoptions de modèles de produits, des centres d'excellence, des chapitres, des communautés de pratiques et autres initiatives d'amélioration continue. Ici, la documentation repose en sommeil, témoignage de son inefficacité à provoquer le changement. Mais voici la vérité : ce ne sont pas les documents qui transforment les organisations ; ce sont les gens. Armés d'expertise, d'engagement actif et des bons morceaux de documentation à assimiler, les leaders, coachs, consultants et experts ont le pouvoir de provoquer le changement, pas les outils eux-mêmes.
Comment la documentation, les outils et la technologie en général peuvent-ils finalement permettre des transformations réussies et des communautés de pratique et des centres d'excellence florissants au lieu de ralentir vos efforts d'amélioration continue ?

À régler: Absence d'engagement

Que vous utilisiez des outils comme Confluence, Notion ou PowerPoint, ils ne sont pas conçus pour maximiser l'engagement et la consommation de contenu. Ce n'est tout simplement pas leur vocation. Ces outils sont avant tout des bases de données et des référentiels d'information, visant la satisfaction de l'éditeur, non du lecteur.
En conséquence, ils sont terribles dans le contexte du coaching et de la formation des gens. Ils encouragent la création de documents fastidieux, génériques et extensifs, rapidement obsolètes et difficiles à maintenir, qui échoueront à engager et à convaincre les gens d'adopter de nouveaux comportements et pratiques.

Dans les opérations d'entreprise intenses, lorsque les personnes et les équipes n'ont même pas le temps de travailler sur leurs initiatives d'amélioration, la conséquence est immédiate : elles ignoreront, repousseront et critiqueront intensément l'initiative de transformation.
Quelles sont les clés d'une documentation précieuse et percutante qui peut changer la façon dont les personnes et les équipes fonctionnent dans votre entreprise ?

• Atomique
  Le contenu doit être découpé en petites bouchées actionnables, digestes, mémorables et personnalisées (contextualisées) pour être accepté et générer de l'engagement et de l'apprentissage.

• Mesurable
  De nombreux cadres et présentations de modèles opérationnels sont voués à l'échec dès le premier jour. Si vous ne pouvez pas expliquer à quoi ressembleront les nouvelles pratiques ou comportements, comment pouvez-vous espérer que toute votre organisation les adopte ? Pourquoi quelqu'un changerait-il si personne ne vérifie si c'est fait ?

• Interactif & Personnalisé
  Une initiative de transformation ou d'amélioration doit être abordée du point de vue du récepteur, non de l'agent de changement. La documentation ne doit pas être amusante à créer. Elle doit être amusante à consommer.

Vous ne serez pas surpris que ces principes soient au cœur de la plateforme Homeric et expliquent pourquoi nous nous concentrons sur la création de playbooks : Chaque jeu est une nouvelle pratique de comportement qui doit être adoptée et documentée de manière atomique, mesurable, interactive et personnalisée.

Le leader, coach et consultant éditant le playbook utilise la puissance de la technologie et de l'IA d'Homeric non pas pour créer plus de documentation plus rapidement, mais pour créer une expérience engageante pour les lecteurs, qui en demanderont plus !

À régler: Absence de distribution

Avec des outils dont la mission est d'être les meilleures bases de données et référentiels d'informations possibles, il est fascinant de voir comment ils tiennent pour acquis que vous devez aller vers eux. N'est-ce pas arrogant ? C'est comme si, en tant que coach, je restais dans mon bureau toute la journée en disant : "Je ne coache que de mon bureau ; vous devez venir à moi, pas l'inverse." Quel succès aurais-je ?!

C'est un autre échec collectif de tous ces outils de documentation. Conçus pour stocker du contenu, ils ne sont pas destinés à le distribuer. C'est la différence entre succès et échec dans le contexte d'une initiative de transformation ou d'amélioration. Les employés et les équipes sont occupés. Il n'y a pas de tâche ou d'événement dans les calendriers pour "changer les habitudes de travail", donc ils ne vont pas vers les systèmes de documentation pour lire du contenu de mauvaise qualité de manière proactive. Ils ne le font pas, et cela n'a rien à voir avec la qualité de la documentation. Cela a à voir avec la façon dont les efforts pour apprendre et changer s'intègrent dans une journée de travail.

Certaines organisations investissent beaucoup de temps et d'argent pour déplacer l'information entre divers systèmes, pensant que la documentation n'est pas consommée parce qu'elle était au mauvais endroit. Donc, elles créent des intégrations entre Notion, Confluence, Asana, JIRA, Sharepoint et d'autres outils pour faire circuler l'information. Pourtant, cela a un impact négligeable seulement. Quel que soit l'outil, si les employés et les équipes n'ont pas la capacité de se concentrer sur la documentation, ils ne vont jamais aller sur le système de documentation.

Que devrions-nous faire pour diffuser avec succès les meilleures pratiques et comportements ?

• Proactif
  Oui, nous devons arrêter d'aller vers le système de documentation. L'avenir appartient aux systèmes proactifs qui viennent à nous. Tout ce qui vous aide à devenir un meilleur professionnel doit venir vers vous lorsqu'il est pertinent et précieux.

• Incitations
  L'amélioration des meilleures pratiques n'est pas une tâche opérationnelle, il n'y a donc pas de temps alloué pour cela. C'est pourquoi le coaching et la formation doivent être délivrés par des incitations - de petites touches qui ne vous distraient pas de vos activités quotidiennes.

• Cohérence et constance
  Le message doit être cohérent à tout moment, partout dans l'organisation. C'est particulièrement difficile lorsque vous travaillez à grande échelle avec potentiellement des dizaines de coachs ou de consultants différents délivrant chacun leur propre variante du message. Cela peut être incroyablement désengageant pour les équipes et discréditant pour les agents de changement.

Ces observations sont également au cœur des principes produits d'Homeric. C'est pourquoi nous avons créé le premier "système de documentation vocale". Les utilisateurs n'ont pas besoin de venir et de consacrer du temps à parcourir et à apprendre les playbooks : Les playbooks viendront à eux. Notre IA génère des observations, des idées, des recommandations, des points saillants et d'autres petites incitations automatiquement distribuées par les canaux de communication typiques comme Slack, Teams ou e-mail. Et parce qu'Homeric est une technologie, influencer et inciter cinq utilisateurs ou 5 000 représente exactement le même effort.

À régler : Absence d'harmonisation

Lorsque vous travaillez dans de grandes organisations et à grande échelle, les initiatives d'amélioration et de transformation impliquent plusieurs experts, consultants ou coachs, selon la nature de l'initiative. Pensez simplement à la transformation Agile chez Capital One, l'une des plus grandes banques américaines. Ils avaient plus de 1 200 coachs et scrum masters agiles avec la mission de déployer les méthodologies Agile à travers l'organisation.

Comment pouvez-vous vous assurer que ces personnes promeuvent et diffusent le même message et les mêmes pratiques ? Même dans les petites organisations, une fois que vous avez quelques coachs, comment pouvez-vous vous assurer que tout le monde contribue à l'émergence d'une culture d'entreprise précisément définie en partageant les mêmes comportements ? Vous ne pouvez pas, et c'est pourquoi vous avez besoin d'une documentation de référence.

Certaines entreprises peuvent avoir un document PowerPoint ou une page Confluence utilisée comme matériel partagé entre les coachs et les experts. Cependant, elles passent souvent à côté car elles décrivent des processus ou des cadres au lieu des pratiques et comportements réels à adopter. Ensuite, comme c'est ouvert à l'interprétation, chaque coach et expert peut prôner sa version de la transformation, créant une immense frustration autour d'eux tout en préparant l'échec de la transformation.

Quels sont les éléments clés d'un coaching harmonisé et d'une transformation à grande échelle ?

• Une référence qui ne peut pas être copiée
  C'est toujours incroyable de voir à quel point les gens font souvent leurs propres variantes de différents documents. Évidemment, les gens doivent regarder les mêmes sources pour promouvoir le même message et les mêmes pratiques.

• Des critères de succès clairs
  Décrire des pratiques et comportements est une chose ; s'aligner sur comment confirmer qu'ils sont appliqués en est une autre. La plupart des organisations ont des parties prenantes et des acteurs ayant des vues différentes sur ce à quoi ressemble le changement et comment évaluer si le changement attendu est atteint.

• Dialogue continu
  Il est impossible de "décider de l'alignement". Il est créé à travers des discussions continues, des retours et des adaptations. Sans ce dialogue constant, chaque coach, expert et équipe restera dans sa lance, faisant sa propre version de tout. Au-delà de l'échec induit de toute initiative d'amélioration ou de transformation, les entreprises sont vouées à vivre dans un environnement avec des frictions, des arguments et l'absence totale d'une culture de travail favorisant l'innovation et la performance.

Ces principes sont certainement au cœur de la conception d'Homeric. L'espace de travail collaboratif permet aux coachs et aux experts de travailler sur le même matériel de référence et les oblige à décrire et à utiliser les mêmes critères tout en permettant aux communautés de pratiques et aux centres d'excellence de favoriser la communication entre les agents de transformation et les équipes et individus qui doivent adopter de nouvelles méthodologies de travail.

En conclusion, je ne peux pas insister assez sur l'importance pour les organisations de s'éloigner des présentations et des tableurs pour gérer le changement, les améliorations et les transformations. Cela ne fonctionne tout simplement pas. Bien que les objectifs, techniques et comportements à adopter puissent rester les mêmes à mesure que l'organisation se développe, le contexte nécessite que les entreprises s'équipent de manière appropriée. L'engagement, la distribution et l'harmonisation deviennent les forces motrices d'une documentation percutante. Ne restez pas coincé avec des documents fastidieux prenant la poussière sur Confluence, Sharepoint ou Google Drive !

Nous voulons certainement qu'Homeric soit la bonne solution pour tout cela. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus. Nous serons heureux de vous aider à trouver de meilleures façons de faire de votre initiative d'amélioration ou de transformation le succès qu'elle mérite d'être !